Ontwikkelen van e-mail protocollen



Het ontbreken van duidelijke richtlijnen hoe met e-mail om te gaan is één van de oorzaken van onkundig e-mail gebruik en tijdverlies. En is daardoor een kostenpost.

Een duidelijk voorbeeld is de manier waarop men in de dagelijkse praktijk met CC-berichten omgaat. Sommige ontvangers verwijderen de CC-berichten direct, zonder ze te lezen. Anderen nemen ze voor kennisgeving aan en plaatsten ze ongelezen in een CC-map. Een derde groep leest de CC-mails wel om te kijken of er voor hen nog een actie inzit. Soms is dat zo, soms niet. Door deze onduidelijkheid worden belangrijke acties over het hoofd gezien of wordt er tijd besteed aan het lezen van berichten die men niet vaak niet eens zou moeten ontvangen. Onnodig tijdverlies en een onnodige kostenpost.

Als duidelijk aangegeven wordt wat er van verzenders en ontvangers verwacht wordt in het kader van de bedrijfspolicy, is het helder wat gewenst en ongewenst gebruikersgedrag is. Een protocol verschaft deze helderheid. Een goed protocol gaat verder dan de gebruikelijke verboden om kettingbrieven te versturen, bepaalde afbeeldingen te verspreiden of kwetsende opmerkingen over een collega te maken. Een goed protocol schept helderheid over het dagelijkse gebruikersgedrag (bijvoorbeeld de status van CC-berichten) en verbetert de onderlinge communicatie.

Op basis van onze jarenlange ervaring ontwikkelen wij in samenwerking met uw afdeling communicatie/ ICT/ P&O een op maat gesneden protocol. Dit protocol sluit aan bij uw bedrijfscultuur en draagt tegelijkertijd bij aan een effectieve en efficiënte manier van communiceren. En daardoor aan een efficiënte manier van werken. De tijd die in uw organisatie aan e-mail besteed wordt, loopt aanzienlijk terug, waardoor medewerkers meer aan hun kerntaken toekomen en het gevoel van werkdruk afneemt.

Hoe de aanpak er uit zou kunnen zien als wij het er over eens zijn geworden: 

 

Het boek EfficiŽnt E-mailen is eind augustus 2007 verschenen en is gebaseerd op de jarenlange trainingspraktijk van Denise Hulst. Het boek vormt het fundament voor een efficiŽnt e-mail gebruik en is nauw verweven met onze praktijkgerichte trainingen.
Bestellen